Thẻ kho là gì? Tại sao thẻ kho hàng lại được xem là yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp? Ở bài viết ngày hôm nay, bePOS sẽ giúp bạn tìm hiểu về khái niệm thẻ kho là gì, thẻ kho dùng để làm gì, cách làm thẻ kho cũng như tham khảo các mẫu thẻ kho theo chuẩn quy định ở bài viết này nhé!
Khái niệm thẻ kho là gì?
Thẻ kho là một tài liệu quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho, được tạo và duyệt bởi bộ phận kế toán hoặc quản lý kho.
Chức năng chính của thẻ kho là ghi lại thông tin về số lượng hàng hóa được nhập vào kho, số lượng xuất ra khỏi kho và số lượng tồn đọng trong kho tại một thời điểm cụ thể. Ngoài ra, thẻ kho còn lưu trữ tất cả các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu như công cụ, dụng cụ, sản phẩm, bao gồm cả nguồn gốc của chúng.
Thông tin trên thẻ kho được cập nhật và ghi chép vào cuối mỗi ngày làm việc để có sự theo dõi chính xác về tình trạng tồn kho và hoạt động giao dịch trong kho.
Vai trò của thẻ kho đối với doanh nghiệp
Từ quyển sổ kho, kế toán doanh nghiệp sẽ có thể tính chi phí, khoản tiền có liên quan. Những số liệu được ghi chép trong thẻ kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
- Tính được cụ thể về doanh thu, lãi lỗ của doanh nghiệp trong từng thời điểm kinh doanh.
- Đánh giá thực trạng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thông qua kết quả sản xuất và lượng hàng bán ra.
- Tính toán giá trị tài sản và nguồn vốn của đơn vị doanh nghiệp.
- Các số liệu trong thẻ kho sẽ được kế toán kho dùng để đối chiếu với số lượng hàng hóa hay nguyên liệu thực tế theo hoạt động xuất/nhập.
Về cơ bản, thẻ kho được xem như là một loại chứng từ quan trọng giúp kế toán có thế nâng cao hiệu suất công việc. Do đó, việc thường xuyên cập nhật các thẻ kho và quản lý kho chặt chẽ là điều cực kỳ quan trọng.
Tuy có vai trò quan trọng trong việc kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng theo pháp luật thì thẻ kho không phải là biểu mẫu bắt buộc. Bởi trên thực tế, không phải quy mô của bất cứ kho hàng nào cũng lớn, phức tạp hay số lượng sản phẩm nhiều đến mức cần phải dùng đến thẻ kho.
>> Xem thêm: Các bước trong quy trình quản lý kho đầy đủ, chi tiết nhất
Ai là người lập thẻ kho?
Thẻ kho thường được lập bởi kế toán hoặc quản lý kho.
Thẻ kho cần ghi chép mọi hoạt động nhập xuất hàng hóa với sự chi tiết và chính xác tại từng khoảng thời gian cụ thể. Điều này là cực kỳ quan trọng để có khả năng so sánh và kiểm tra dễ dàng với các tài liệu và sổ sách khác. Hơn nữa, thẻ kho còn cho phép các doanh nghiệp sản xuất lưu trữ dữ liệu với độ chi tiết cao, bao gồm thông tin về mẫu mã, loại sản phẩm, kiểu dáng, vị trí lưu trữ, số lượng tồn kho, và nhiều thông tin khác.
Thẻ kho hiện nay thường được phân loại theo từng giai đoạn và từng bộ phận của doanh nghiệp để tạo sự rõ ràng và tránh nhầm lẫn. Điều này giúp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót và sự rối ren trong quá trình theo dõi hàng hóa và nguyên vật liệu.
Mẫu thẻ kho theo quy định của Nhà nước
Theo quy định của Nhà nước thì sẽ có 2 mẫu thẻ kho mới nhất được sử dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC. Các mẫu sẽ được thực hiện như sau:
Mẫu thẻ kho theo thông tư 200
Download thẻ kho mẫu Excel: Tại đây
>> Xem thêm: Tổng hợp các phần mềm quản lý kho miễn phí trên điện thoại
Mẫu thẻ kho theo thông tư 133
Download thẻ kho mẫu Excel: Tại đây
Hướng dẫn lập thẻ kho cho doanh nghiệp
Việc lập các mẫu thẻ kho vật tư sẽ do phòng kế toán của doanh nghiệp phụ trách và in sẵn, sau đó sẽ chuyển đến cho người quản lý kho. Dựa vào các mẫu thẻ kho xuất nhập tồn, quản lý kho sẽ ghi chép lại việc xuất/nhập kho hàng ngày một cách chính xác và đầy đủ.
Một mẫu thẻ kho vật tư đầy đủ sẽ bao gồm các nội dung như sau:
- Thông tin về số kho, thông tin của người lập thẻ và số tờ in thẻ kho.
- Tên loại hàng hóa, vật liệu, sản phẩm, nhãn hiệu.
- Thông tin về việc tiêu thụ sản phẩm và yêu cầu về chất lượng của sản phẩm.
- Mã số của thẻ kho.
Các thông tin này của thẻ kho xuất nhập tồn sẽ được trình bày dưới dạng bảng, với một cột trong bảng sẽ tương ứng với một nội dung như sau:
- Cốt A: Số thứ tự.
- Cột B: Thông tin về thời gian sử dụng phiếu.
- Cột C, D: Số hiệu được in trên phiếu xuất/nhập kho.
- Cột E: Các hoạt động kinh tế phát sinh tại kho.
- Cột F: Thời gian hoạt động xuất/nhập được thực hiện.
Các cột số là khu vực để ghi thông tin của hàng hóa, cách ghi thẻ kho như sau:
- Cột 1: Số lượng hàng được nhập khi lập phiếu.
- Cột 2: Số lượng hàng được xuất khi lập phiếu.
- Cột 3: Lượng hàng hóa còn lại sau các hoạt động xuất/nhập (đây là phần sẽ được tổng hợp vào cuối ngày).
Phía cuối bảng sẽ là tổng hợp số liệu của cuối kỳ. Phần dưới của bảng khi sẽ là phần chữ ký (yêu cầu ghi rõ họ tên) của những người/bộ phận có liên quan như: quản kho, kế toán, giám đốc,…
Một số lưu ý khi lập thẻ kho
Khi lập thẻ kho, có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên tuân theo để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho. Dưới đây là một số lưu ý khi lập thẻ kho:
- Xác định các thông tin cần ghi chép: Xác định trước các thông tin cần ghi trên thẻ kho, bao gồm số lượng nhập kho, số lượng xuất kho, số lượng tồn kho, ngày tháng, thông tin về sản phẩm hoặc nguyên vật liệu, và bất kỳ thông tin phụ thuộc nào khác cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.
- Sử dụng hệ thống mã hóa hoặc mã vạch: Để tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian, bạn nên sử dụng mã hóa hoặc mã vạch để nhận dạng sản phẩm hoặc nguyên vật liệu. Điều này giúp tránh sai sót trong việc nhập dữ liệu.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ: Thường xuyên thực hiện kiểm kê để so sánh số lượng tồn kho thực tế với số liệu trên thẻ kho. Điều này giúp phát hiện và điều chỉnh sự không chính xác kịp thời.
- Đảm bảo tính tuân thủ: Chắc chắn rằng tất cả nhân viên liên quan đến việc ghi chép thẻ kho tuân thủ quy trình và hướng dẫn về cách điền thông tin trên thẻ kho. Điều này giúp tránh sai sót do con người.
- Lưu trữ thẻ kho cẩn thận: Bảo quản thẻ kho một cách an toàn và dễ dàng truy cập. Có thể sử dụng hệ thống tập tin hoặc phần mềm quản lý tài liệu để lưu trữ thẻ kho một cách có hệ thống.
- Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về việc sử dụng thẻ kho và quy trình liên quan là rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người hiểu cách sử dụng thẻ kho một cách đúng cách.
- Tích hợp thẻ kho vào hệ thống quản lý kho: Nếu có thể, tích hợp thẻ kho vào hệ thống quản lý kho hoặc phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) để tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho và tạo sự nhất quán trong dữ liệu.
- Kiểm tra định kỳ và cập nhật: Xem xét và cập nhật thông tin trên thẻ kho định kỳ để đảm bảo tính chính xác và cập nhật với tình hình thực tế.
- Lập lịch xem xét và đánh giá: Thiết lập lịch trình xem xét thẻ kho và đánh giá quá trình quản lý kho để cải thiện và tối ưu hóa hệ thống theo thời gian.
- Tuân theo quy định pháp luật: Đảm bảo rằng quá trình lập thẻ kho tuân thủ hoàn toàn các quy định pháp luật và quy định liên quan đến quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu.
Lưu ý rằng quy trình lập thẻ kho có thể thay đổi tùy theo loại hình kinh doanh và ngành công nghiệp, nhưng những lưu ý trên sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình quản lý kho.
Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả, giảm thất thoát
Sắp xếp sản phẩm trong kho khoa học
Để tối ưu hóa quản lý kho hàng, việc quản lý vị trí và sắp xếp sản phẩm trong kho là một phần quan trọng không thể bỏ qua. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc tối ưu hóa không gian lưu trữ, dẫn đến sự mất thời gian trong quá trình tìm kiếm sản phẩm và gây ra căng thẳng không cần thiết cho quản lý và nhân viên kho.
Bạn nên đặt những sản phẩm hoặc mặt hàng thường xuyên sử dụng ở vị trí dễ tiếp cận nhất, trong khi những sản phẩm ít sử dụng hơn có thể được đặt ở vị trí xa hơn. Áp dụng hệ thống mã vạch hoặc đánh số cho các khu vực lưu trữ và sản phẩm trong kho để dễ dàng theo dõi và xác định vị trí chính xác của từng mặt hàng. Định kỳ nên xem xét và điều chỉnh việc sắp xếp trong kho để phản ánh sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng hoặc tình hình sản xuất.
Kiểm tra thông tin hàng hóa, đầy đủ số lượng
Để đảm bảo tính chính xác trong quá trình xuất nhập kho, việc kiểm tra thông tin hàng hóa, đặc biệt là số lượng là vô cùng quan trọng. Sai lệch về số lượng hàng hóa thường xảy ra chủ yếu khi tiến hành xuất nhập kho. Nguyên nhân có thể là do người kiểm hàng không có đủ kinh nghiệm trong việc quản lý kho, dẫn đến việc đếm sai số lượng hoặc các giao dịch xuất nhập không được ghi lại đầy đủ, gây ra sự sai sót đáng tiếc.
Người giao hàng cần cung cấp phiếu ghi nhận chi tiết về hàng hóa, bao gồm số lượng. Trước khi nhập hàng vào kho, nhân viên kho cần kiểm tra số lượng ít nhất hai lần và so sánh với thông tin trên phiếu ghi nhận. Nếu số liệu trên phiếu khớp với số lượng thực tế, thì hàng hóa mới được chấp nhận và ghi nhận vào kho.
Quy trình chuyển hàng cần được thống nhất và duyệt trước khi tiến hành giao nhận. Điều này đảm bảo rằng khi hàng hóa được chuyển đến hoặc chuyển đi, nhân viên kho không bị quá tải công việc và có thể tập trung vào việc kiểm tra và ghi nhận hàng hóa một cách chính xác.
Phân phối trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên trong kho
Trong tình huống mà nhiều doanh nghiệp có các kho hàng lớn và phức tạp, một phương pháp quản lý hiệu quả là phân chia trách nhiệm giữa các tầng quản lý và giao công việc quản lý từng phần cụ thể cho từng nhân viên. Việc này giúp nâng cao ý thức làm việc của từng nhân viên, đặc biệt là những người chưa có kinh nghiệm quản lý kho. Hơn nữa, việc giao trách nhiệm cụ thể giúp kiểm soát tốt hơn, ngăn chặn việc mất mát hàng hóa trong kho và tạo điều kiện cho quá trình quản lý kho trở nên hiệu quả hơn.
Thực hiện kiểm tra định kỳ kho hàng
Cách cố định một thời gian (thông thường là mỗi tháng) để thực hiện việc kiểm tra toàn bộ kho hàng là một phần quan trọng của quá trình quản lý kho. Qua việc này, bạn có thể so sánh và điều chỉnh số liệu, phát hiện và sửa chữa các sai sót. Thực hiện kiểm tra định kỳ này giúp nâng cao hiệu quả trong việc lưu trữ hàng hóa.”
Khi thực hiện kiểm tra kho, nếu bạn phát hiện rằng có hàng hóa tồn kho quá lâu hoặc đã hết hạn sử dụng, cần đánh dấu và thông báo với cấp trên để tiến hành thanh lý. Điều này giúp tránh tình trạng kho hàng quá tải và đảm bảo rằng sản phẩm trong kho đều có giá trị sử dụng.
Sử dụng phần mềm quản lý kho
Ngoài những kinh nghiệm quản lý kho trên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý kho nhằm tối ưu các công việc, nhiệm vụ. Việc sử dụng phần mềm quản lý để quản lý kho có thể giúp bạn nắm rõ tình hình tồn kho, quản lý giao dịch xuất nhập hàng hóa, và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Một trong số các phần mềm được ưa chuộng nhất hiện nay là bePOS – đây là phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng quản lý kho như:
- Quản lý tồn kho: bePOS cho phép bạn theo dõi số lượng hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào. Bạn có thể kiểm tra tồn kho theo từng mặt hàng, danh mục, hoặc vị trí trong kho.
- Nhập và xuất hàng hóa: Sử dụng bePOS để ghi nhận các giao dịch nhập và xuất hàng hóa. Bạn có thể tạo các phiếu nhập kho khi nhận hàng từ nhà cung cấp và phiếu xuất kho khi bán hàng cho khách hàng.
- Điều chuyển kho: bePOS cho phép bạn quản lý và điều chuyển hàng hóa trong kho giữa nhiều chi nhanh cửa hàng, mọi công việc đều trở nên đơn giản và chính xác.
Ngoài ra, bePOS cung cấp các báo cáo và thống kê về tồn kho, doanh số bán hàng, và hiệu suất kinh doanh. Bạn có thể sử dụng thông tin này để đưa ra các quyết định chiến lược về kho hàng và kinh doanh.
DÙNG THỬ NGAY
Như vậy, bePOS đã mang tới bạn những thông tin chi tiết để giải đáp câu hỏi “Thẻ kho là gì?” cũng như cách làm thẻ kho cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng với bài chia sẻ này, bạn đã hiểu thêm về các vấn đề xoay quanh thẻ kho cũng như các bộ phận liên quan như kế toán, thủ kho, từ đó sẽ cẩn thận hơn trong các công việc theo dõi và cập nhật số liệu về sản phẩm hàng hóa, giúp doanh nghiệp sẽ phát triển hơn trong tương lai.
FAQ
Các loại thẻ kho phổ biến hiện nay là gì?
Thẻ kho excel là gì? Cách làm thẻ kho ecxel là gì?
Follow bePOS:
