Hướng dẫn xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ chi tiết từ A-Z

Cập nhật lần cuối: Tháng sáu 06, 2023

bePOS

989 Đã xem

Nếu truyền thông là cách để doanh nghiệp tạo sự kết nối và giữ mối quan hệ với khách hàng, thì truyền thông nội bộ là hình thức giúp doanh nghiệp và nhân viên gắn kết với nhau hiệu quả hơn. Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ cùng bạn tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm, vai trò cũng như cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ (Internal Communications) là một hoạt động truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, phòng ban hay các cấp trong một tổ chức, doanh nghiệp.

Hiểu một cách đơn giản thì truyền thông nội bộ là việc xây dựng, duy trì và nâng cao mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty cũng như đối với doanh nghiệp. Nếu việc thực hiện những hoạt động truyền thông nội bộ không được đảm bảo, thiếu thông suốt thì toàn thể nhân viên sẽ không ý thức được sự quan trọng trong việc cùng góp sức xây dựng và hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp sẽ rất khó để tồn tại, phát triển trong tương lai.

truyen-thong-noi-bo-la-gi

Truyền thông nội bộ là gì?

Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Là một hoạt động không thể thiếu ở mọi doanh nghiệp, truyền thông nội bộ nắm giữ những vai trò quan trọng trong sự duy trì bền vững và phát triển của doanh nghiệp. Ý nghĩa của truyền thông nội bộ được thể hiện rõ nhất trong các vai trò sau:

Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của doanh nghiệp đối với nhân viên

Thông qua hoạt động truyền thông trong doanh nghiệp mà nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về thông tin, tình hình kinh doanh, mục tiêu, tầm nhìn, chiến lược và phương châm của doanh nghiệp họ đang làm việc. Từ đó, cán bộ nhân viên sẽ có thêm niềm tin, tình cảm cho doanh nghiệp của mình. Đồng thời cũng cũng giúp họ thấy được sự quan trọng trong việc cố gắng vì mục tiêu chung.

Nâng cao sự đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp

Một kế hoạch truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo nên sự đồng lòng, nhất trí giữa mọi thành viên trong công ty, nhờ đó phát huy được nguồn lực đang có của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Những hoạt động nội bộ sẽ giúp mọi người hiểu nhau hơn. Từ đó, khoảng cách giữa các nhân viên được kéo gần lại, nâng cao sự đoàn kết. Sự đoàn kết sẽ mang đến sức mạnh để doanh nghiệp luôn vững vàng và ngày một phát triển.

truyen-thong-noi-bo-giup-nang-cao-su-ket-noi-trong-doanh-nghiep

Ý nghĩa của truyền thông nội bộ giúp nâng cao sự kết nối trong doanh nghiệp

Thu hút người tài và phát triển đội ngũ nhân viên vững mạnh

Việc tổ chức các hoạt động nội bộ giúp nhân viên cảm thấy bản thân nhận được nhiều sự tôn trọng, quan tâm và lợi ích từ doanh nghiệp. Nhờ đó họ sẽ cảm thấy an toàn và mong muốn cống hiến nhiều hơn cho công ty, khiến đội ngũ nhân viên ngày càng vững mạnh.

Hơn nữa, việc thực hiện truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến doanh nghiệp sở hữu một môi trường làm việc lý tưởng, lành mạnh giúp thu hút người tài về với công ty.

Xây dựng dòng chảy thông tin minh bạch, đa chiều

Hoạt động truyền thông nội bộ cũng giúp doanh nghiệp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, minh bạch tới nhân viên. Khi làm truyền thông, toàn thể nhân viên sẽ nhận được thông tin một cách nhanh chóng. Đó có thể là những tin tức về sản phẩm mới, sự thay đổi trong chính sách, sự kiện sắp diễn ra,…

truyen-thong-noi-bo-mang-den-thong-tin-day-du

Truyền thông nội bộ mang đến thông tin đầy đủ

Khi nhận đầy đủ thông tin, đội ngũ nhân viên sẽ nắm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm hay mục tiêu mà mình cần đạt được. Đồng thời, việc đưa ra thông tin rõ ràng cũng giúp cho sự kết hợp giữa các phòng ban trở nên nhịp nhàng và linh hoạt với nhau hơn.

>> Xem thêm: HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG BỘ NHẬN DIỆN THƯƠNG HIỆU CHI TIẾT NHẤT 2022

Truyền thông nội bộ thường bị hiểu lầm như thế nào?

Mặc dù là một hoạt động không thể thiếu trong doanh nghiệp nhưng hiện nay vẫn có rất nhiều người hiểu lầm về truyền thông nội bộ. Dưới đây là một số nhầm lẫn phổ biến về truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ là PR inhouse

PR inhouse là một trong những hoạt động của PR. Hoạt động PR được thực hiện với mục đích giúp khách hàng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp cũng như các sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Cụm từ inhouse ra đời là để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp và đội ngũ PR doanh nghiệp thuê ngoài. Do đó, truyền thông nội bộ và PR inhouse là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau.

truyen-thong-noi-bo-khong-phai-la-pr-inhouse

Truyền thông nội bộ không phải là PR inhouse

Truyền thông nội bộ thể hiện văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp không phải là một. Trong quá trình xây dựng và phát triển, doanh nghiệp đã gây dựng nên văn hóa của mình bao gồm các giá trị, niềm tin, hình thức mà mọi thành viên trong doanh nghiệp đều công nhận và cùng thực hiện. Trong khi đó, truyền thông nội bộ là hoạt động giúp truyền tải văn hóa doanh nghiệp tới nhân viên để họ hiểu và tiếp tục thực hiện, duy trì nó.

Truyền thông nội bộ không phải là hoạt động quản lý nhân sự

Các hoạt động của truyền thông nội bộ là cung cấp, truyền tải thông tin của doanh nghiệp tới những thành viên đang làm việc tại công ty. Trong khi đó, hoạt động quản lý nhân sự là những công tác liên quan tới tuyển dụng, quản lý thông tin, dữ liệu của nhân viên, tổ chức đào tạo nhân viên,… Hai khái niệm và công việc này không hề liên quan tới nhau vậy nên bạn đừng nhầm lẫn nhé!

truyen-thong-noi-bo-khong-phai-la-quan-ly-nhan-su

Truyền thông nội bộ không phải là quản lý nhân sự

Nội dung và các công cụ truyền thông nội bộ

Nội dung của một kế hoạch truyền thông nội bộ

Các nội dung của truyền thông nội bộ sẽ bao gồm những thông tin như sau:

Lịch sử hình thành và phát triển, văn hóa của doanh nghiệp cũng như những thành tựu đã đạt được.
Kế hoạch thực hiện các sự kiện, hoạt động nội bộ, kỷ niệm của doanh nghiệp.
Thực hiện vinh danh những cán bộ nhân viên làm việc xuất sắc.
Chiến lược hoạt động và nhiệm vụ trong từng thời kỳ của doanh nghiệp.
Tổ chức các hoạt động chương trình tài trợ, từ thiện.
Lên kế hoạch cho các cuộc thảo luận, hội nghị khoa học.

Các công cụ truyền thông nội bộ

Những phương tiện được dùng để truyền tải thông tin truyền thông nội bộ vô cùng đa dạng, bao gồm:

Bảng tin nội bộ doanh nghiệp: Đây là phương tiện được sử dụng từ rất lâu đời song đến thời điểm hiện tại, bảng tin vẫn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và ưa chuộng.

Ấn phẩm nội bộ doanh nghiệp: Các ấn phẩm báo chí, tạp chí,… có nội dung xoay quanh doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin đến nhân viên một cách dễ dàng hơn.

Email: Đây là một phương tiện khá phổ biến và được nhiều người yêu thích, sử dụng hàng ngày. Doanh nghiệp có thể dùng email để thông báo về sự kiện hay những thay đổi trong chính sách.

Phương tiện mạng xã hội: Những group mạng xã hội như Facebook, Zalo,… sẽ giúp các thành viên có thể trao đổi thông tin với nhau một cách dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Poster/Banner doanh nghiệp: Hình thức này sẽ sử dụng những thiết kế bắt mắt kết hợp với thông tin muốn truyền tải để thu hút và chiếm được cảm tình của người xem.

Trò chơi, cuộc thi, sự kiện tập thể: Đây là những cơ hội để rút ngắn khoảng cách giữa mọi người trong công ty. Thông qua các trò chơi hay những phong trào thi đua các thành viên trong công ty sẽ hiểu rõ nhau hơn và nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ.

cac-cong-cu-truyen-thong-noi-bo

Sử dụng mạng xã hội để làm công cụ truyền thông nội bộ

6 bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Để xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp hiệu quả, bạn cần phải nắm thật kỹ 6 bước sau:

Bước 1: Xem xét thực trạng doanh nghiệp hiện tại

Để có một chiến lược thành công, trước tiên bạn cần phải hiểu rõ về doanh nghiệp của mình. Một bản đánh giá thực trạng về doanh nghiệp thật chi tiết sẽ là cơ sở để bạn đưa ra những mục tiêu trong tương lai. 3 tiêu chí bạn cần phải dựa vào để đánh giá gồm:

Tình hình kinh doanh, nhân sự, những thay đổi trong tương lai.
Các hoạt động truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp đã từng triển khai hay đang thực hiện như thế nào?
Hiệu quả hoạt động truyền thông đạt được như thế nào?

Bước 2: Đối tượng truyền thông là ai?

Nếu đã nắm bắt được những điểm yếu, sự thiếu sót mà doanh nghiệp cần khắc phục, bạn hãy xác định đối tượng mà mình hướng đến. Điều này sẽ giúp bạn biết được thông tin mà cần truyền tải là gì.

Thông thường, việc truyền thông nội bộ sẽ được tiến hành với quy mô trong toàn thể doanh nghiệp. Nhưng tại một vài thời điểm, bạn sẽ cần đặc biệt quan tâm tới các đối tượng cụ thể hơn.

doi-tuong-truyen-thong-noi-bo-la-ai

Lựa chọn đối tượng truyền thông

Bước 3: Lên kế hoạch mục tiêu và thông điệp truyền tải cụ thể

Việc xác định được mục tiêu, đối tượng và thông điệp sẽ là yếu tố quyết định của bản kế hoạch truyền thông. Hãy tự mình trả lời những câu hỏi về các vấn đề sau:

Mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới là gì (đặc biệt là về phần nhân sự)?
Nhân viên sẽ được yêu cầu những gì? Cần làm thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra?
Thông điệp doanh nghiệp muốn mang tới nhân viên của mình qua kế hoạch truyền thông nội bộ là gì?

Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông

Để tránh hiểu nhầm giữa chiến lược và kế hoạch hành động, doanh nghiệp cần phải làm rõ những yếu tố sau:

Lựa chọn hình thức nào để công nhận nhân viên.
Lộ trình nhân viên thăng tiến ra làm sao.
Thông tin minh bạch giữa ban lãnh đạo với nhân viên.
Truyền đạt thông tin nội bộ qua phương thức nào.

Từ những yếu tố này, doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ rõ ràng, mạch lạc để truyền tải tới nhân viên. Từ đó, không gây ra hiểu lầm, tranh cãi không đáng có.

Bước 5: Xây dựng kế hoạch và hành động

Ở bước này, những chiến lược của bạn sẽ được chuyển thành hành động cụ thể. Việc trả lời những câu hỏi sau sẽ giúp bạn đưa ra một kế hoạch hoàn chỉnh:

Triển khai các hoạt động này vào thời điểm nào?
Người chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch là ai?
Những hoạt động nào sẽ phù hợp cho chiến lược bạn đặt ra?

len-ke-hoach-truyen-thong-noi-bo

Lên kế hoạch truyền thông nội bộ

Bước 6: Đo lường hiệu suất công việc

Đo lường là phương thức hiệu quả nhất để biết được rằng chiến lược của bạn có thành công hay không, bạn có đi đúng hướng để đạt được mục tiêu ban đầu hay không. Từ đó bạn có thể điều chỉnh chiến lược truyền thông một cách hiệu quả hơn. Đồng thời, khi có sự theo sát các giai đoạn khi thực hiện chiến lược bạn có thể ngăn chặn các rủi ro và xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ một cách nhanh chóng.

Bộ phận nào có trách nhiệm truyền thông nội bộ? Đặc điểm người làm truyền thông nội bộ

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn việc giao trách nhiệm thực hiện truyền thông nội bộ cho phòng PR hay nhân sự. Đây là một câu hỏi gây ra khá nhiều tranh cãi vì mỗi một phòng ban đều có những công việc đặc thù riêng liên quan tới phần việc truyền thông nội bộ này.

Theo một nghiên cứu của tạp chí quản lý nhân sự thuộc doanh nghiệp Karian & Box tại Anh, hơn 50% ý kiến cho rằng truyền thông nội bộ là phần công việc của quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự.

bo-phan-nao-co-trach-nhiem-truyen-thong-noi-bo

Bộ phận nào có trách nhiệm truyền thông nội bộ?

Xét trên phương diện phòng nhân sự thì đây là một điều đúng bởi công tác quản lý nhân sự sẽ lấy nhân viên làm trung tâm. Với những người xuất thân trong ngành truyền thông thì khá lạ lẫm với tiếng nói nhân sự và hành động bên trong tổ chức.

Để thực hiện một cách tốt nhất, doanh nghiệp vẫn cần phải chọn ra một nhân viên chức danh chuyên viên truyền thông nội bộ, đây là người có sự hiểu biết rõ về lĩnh vực này. Một chuyên viên truyền thông nội bộ cần phải nắm rõ các vấn đề nội bộ của doanh nghiệp mình, có tiếng nói và quan hệ tốt với những nhân viên khác để họ có thể dễ dàng chia sẻ, đóng góp trong quá trình đưa ra quyết định của toàn bộ doanh nghiệp. Đồng thời, người làm ở vị trí này cũng cần phải có sự khéo léo trong cách ứng xử để có thể xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ khi có vấn đề phát sinh.

>> Xem thêm: 6 BƯỚC QUẢN TRỊ RỦI RO HIỆU QUẢ CHO MỌI DOANH NGHIỆP

Lưu ý để triển khai truyền thông nội bộ thành công trong doanh nghiệp

Khi triển khai một chiến lược truyền thông nội bộ, bạn cần phải lưu ý thật kỹ các vấn đề sau:

Hiểu thật rõ vấn đề của doanh nghiệp: Mỗi một doanh nghiệp sẽ có mục tiêu, giá trị, sứ mệnh khác nhau. Bạn cần phải hiểu doanh nghiệp của mình để những thông tin truyền tới toàn bộ nhân sự thật chính xác.

Lắng nghe lời nói từ lãnh đạo: Những người lãnh đạo công ty đóng vai trò rất lớn trong việc định hình văn hóa doanh nghiệp. Họ là nguồn cảm hứng cho toàn bộ nhân viên và thúc đẩy tinh thần làm việc trong doanh nghiệp nói chung.

Phân tích kênh truyền thông: Thường xuyên phân tích kênh truyền thông sẽ giúp bạn biết được kênh nào phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất, từ đó có thể triển khai các chiến lược sau này tốt hơn.

“Địa phương hóa” chiến lược truyền thông nội bộ: Những chiến lược truyền thông nội bộ của công ty, tập đoàn đều cần phải chú ý cả về nền văn hóa của địa phương để phù hợp với nhân viên công ty.

luu-y-khi-lam-truyen-thong-noi-bo

Những lưu ý khi làm truyền thông nội bộ

Ví dụ về truyền thông nội bộ của các doanh nghiệp lớn

Cùng điểm lại một vài ví dụ về truyền thông nội bộ của Vinamilk và Viettel để hiểu rõ hơn về hoạt động này nhé.

Ví dụ về xây dựng truyền thông nội bộ Vinamilk

Liên tục nằm ở vị trí đầu của bảng xếp hạng những nơi làm việc số 1 tại Việt Nam trong 3 năm liên tiếp, Vinamilk đã khẳng định rằng mình là một doanh nghiệp xây dựng được những chiến lược truyền thông nội bộ rất tốt.

Các kênh nội bộ Vinamilk lựa chọn sử dụng vô cùng đa dạng, phong phú và bắt kịp xu thế 4.0. Vinamilk đã sử dụng Youtube, Website là hai kênh chủ yếu để truyền tải những thông tin nội bộ. Đây là hai nền tảng mở nên không chỉ có cán bộ nhân viên của Vinamilk xem được mà khách hàng, đối tác hay những ứng viên mong muốn tham gia đội ngũ nhân sự của Vinamilk cũng có thể tiếp cận được với thương hiệu.

Nội dung video và các bài viết thường sẽ xoay quanh các chủ để như:

Thành tựu Vinamilk đạt được.
Thông báo của các lãnh đạo công ty.
Tổng kết thành tích trong tháng – quý – năm.
Chiến dịch xã hội mà Vinamilk góp mặt tham gia.
Cuộc thi, sự kiện nội bộ của doanh nghiệp.
Các mẫu quảng cáo, chiến dịch Vinamilk sản xuất.

phuong-thuc-truyen-thong-noi-bo-cua-vinamilk

Ví dụ về truyền thông nội bộ của Vinamilk khi thực hiện hoạt động cộng đồng

Ngoài ra Vinamilk còn sử dụng một vài phương tiện khác để “truyền lửa” tới các cán bộ nhân viên của mình như: bản hùng ca riêng của thương hiệu, sử dụng phần mềm để tiện cho việc quản lý nhân viên,…

Ví dụ về xây dựng truyền thông nội bộ Viettel

Là một trong những tập đoàn viễn thông lớn nhất Việt Nam, Viettel luôn đi đầu trong nhiều hoạt động, đặc biệt là những hoạt động nội bộ doanh nghiệp. Để nâng cao tinh thần của công, nhân viên, Viettel liên tục diễn ra các sự kiện, hoạt động nội bộ như:

Tổ chức những buổi tọa đàm, workshop chia sẻ.
Dùng phần mềm đánh giá, phân tích nội bộ.
Sử dụng các công cụ truyền thông như email, poster, thông báo,…

chuong-trinh-truyen-thong-noi-bo-cua-viettel

Chương trình vinh danh nhân viên của Viettel

Nhằm giúp doanh nghiệp có thể phát triển cũng như thay đổi để phù hợp với thị trường, các nhà lãnh đạo cần phải cải thiện tư duy, bắt kịp xu thế và đẩy mạnh sự quan tâm đến lợi ích nhân viên thông qua nhiều hình thức truyền thông nội bộ. Hy vọng rằng qua bài viết này, bePOS đã giúp bạn hiểu rõ hơn về truyền thông nội bộ cũng như cách thức xây dựng một kế hoạch truyền thông bên trong doanh nghiệp thật hiệu quả.